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Wenn Sie Mailboxen für Ihre Domain bei EDIS einrichten möchten, sind hier die Schritte, die Sie befolgen sollten:
  • Für Postfächer benötigen Sie eine passende EDIS-Hosting- beziehungsweise Mailleistung und die Zuordnung Ihrer Domain zu diesem Dienst. Prüfen Sie zuerst, ob bereits ein geeigneter Webhost vorhanden ist. Die Domainleistung „Aktive Nutzung“ allein richtet keine Postfächer ein.
  • Webhost bestellen:
Wählen Sie die Zuordnung zu einem vorhandenen geeigneten Webhost oder bestellen Sie bei Bedarf ein passendes Hostingprodukt. Prüfen Sie die verfügbaren Mailboxen und den Leistungsumfang, bevor Sie eine zusätzliche Bestellung abschließen.
  • Auswahl des Hosting-Produkts:
    • Abhängig von der Anzahl der benötigten E-Mail-Adressen sollten Sie das entsprechende Hosting-Produkt auswählen.
  • Einrichtung der Mailboxen - Email - Weiterleitung oder Email Postfach (Mailbox):
    • Warten Sie auf die bestätigte Bereitstellung des zugeordneten Webhosts und verwenden Sie dessen vHost-Zugang. Eine Bestellung allein garantiert weder einen sofortigen Login noch bereits eingerichtete Postfächer. Prüfen Sie die Domainzuordnung und richten Sie die benötigten Adressen ein; testen Sie anschließend Versand und Empfang.
    • Hier können Sie die gewünschten Mailboxen oder Email Weiterleitungen einrichten.
    • Verwendungszweck festlegen:
    • Email - Weiterleitung oder Email Postfach (Mailbox)
    • Sie können unter “Anzeige Einstellungen” eine Domain (oder alle) auswählen und einen “CatchAll” setzen, ein CatchAll ist für alle Email Adressen dieser Domains, welche nicht explizit definiert ist, diese Emails werden an die von Ihnen hinterlegte Email Adresse gesendet. Dazu einfach auf das “Bearbeitungszeichen” (weißes Blatt mit gelben Stift) klicken und die Zieladresse eintragen.
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Mailboxen erfolgreich bei EDIS einzurichten.

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Zuerst Störung und gewünschte Änderung klären

Wenn der Wechsel wegen eines Fehlers gewünscht ist, nennen Sie die konkrete Fehlermeldung, den Zeitpunkt und das betroffene Mailprogramm. Prüfen Sie, ob Anmeldung, Versand oder Empfang betroffen sind und ob Webmail noch funktioniert. Eine neue Adresse behebt die Ursache nicht automatisch. Bestätigen Sie die neue Adresse mit ihrer exakten Schreibweise. Eine Beispieladresse oder ein nicht ausgefüllter Platzhalter in einer Anfrage reicht dafür nicht. Geben Sie außerdem an, ob die alte Adresse erreichbar bleiben soll und welche Personen den Wechsel beauftragen dürfen.

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Vorhandene Nachrichten und Archivzugriff sichern

Klären Sie, wo die benötigten Nachrichten gespeichert sind: im bisherigen Postfach, in lokalen Ordnern eines Mailprogramms oder in einer anderen Sicherung. Eine Weiterleitung übernimmt vorhandene Nachrichten nicht automatisch in ein neues Postfach. Vereinbaren Sie, wie die vorhandenen E-Mails erhalten und später gelesen werden sollen. Prüfen Sie den Zugang und einen geeigneten Export- oder Übernahmeweg, bevor Daten entfernt werden. Wenn der alte Zugang nicht funktioniert, muss zuerst geklärt werden, wie der Bestand geprüft und gesichert werden kann.

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Neues Postfach und sichere Zugänge vorbereiten

Prüfen Sie die Zuordnung der Domain zum bestehenden Hosting und dessen verfügbare Mailkapazität. Eine zusätzliche Mailadresse erfordert nicht in jedem Fall ein zweites Hostingpaket. Richten Sie das bestätigte neue Postfach über den vorgesehenen Verwaltungsweg ein. Verwenden Sie die aktuellen Server- und Verschlüsselungseinstellungen und richten Sie die benötigten Geräte ein. Zugangsdaten werden über den dafür vorgesehenen sicheren Weg gesetzt beziehungsweise wiederhergestellt.

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Empfang über die alte Adresse planen

Wenn Nachrichten an die alte Adresse weiter ankommen sollen, muss der Empfangsweg auch nach der Umstellung bestehen. Eine Löschung allein richtet keine Weiterleitung ein. Klären Sie, ob das bisherige Postfach erhalten bleibt oder eine passende Weiterleitungsregel eingerichtet werden soll. Ob Postfach und Weiterleitung parallel möglich sind und ob eine Kopie aufbewahrt wird, hängt von der konkreten Konfiguration ab. Prüfen Sie diese Einstellung ausdrücklich. Vermeiden Sie eine Rückweiterleitung von der neuen an die alte Adresse, die eine Schleife erzeugen könnte. Ein Catchall für die ganze Domain ist kein Ersatz für eine gezielte Regel für eine einzelne Adresse.

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Ergebnis testen, erst danach alte Daten entfernen

Testen Sie den direkten Empfang an der neuen Adresse, den gewünschten Empfang über die alte Adresse und den Versand mit der richtigen Absenderadresse. Prüfen Sie außerdem, ob die benötigten alten Nachrichten tatsächlich wieder lesbar sind und die eingerichteten Geräte funktionieren. Entfernen Sie das alte Postfach oder lokale Daten erst im vereinbarten Umfang, nachdem Aufbewahrung und Empfangsweg geklärt sind. Halten Sie fest, was bestehen bleibt und was zu welchem Termin endet. Eine Bestätigung der Neuanlage allein beantwortet die Fragen nach Weiterleitung und Archiv noch nicht.

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Mailboxkontingente und Speicherwarnungen

Prüfen Sie Messzeitpunkt, Einheit, tatsächlichen Verbrauch und die Grenze Ihres konkreten Produkts. Bei mehreren Postfächern muss feststehen, ob Einzelkontingente, eine Gesamtgrenze oder Zusatzvereinbarungen gelten. Mailkontingente können unabhängig vom Website-Speicher geregelt sein. Entfernen Sie nur bekannte, nicht mehr benötigte Daten und sichern Sie wichtige Inhalte vorher. Ein externer Mailumzug beendet nicht automatisch eine separat berechnete Speicherleistung. Klären Sie verbleibende Daten, vereinbartes Leistungsende und Abrechnung getrennt; löschen Sie keine Postfächer allein zur Lösung einer Vertragsfrage.

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Kapazität vor einem Wechsel prüfen

Vergleichen Sie vor der Bestellung und Umschaltung die tatsächliche Belegung jedes Postfachs mit den Grenzen des gewünschten Produkts. Ein gemeinsames Speicherbudget und ein Limit je Postfach sind unterschiedliche Angaben. Berücksichtigen Sie auch Inhalte in Papierkorb und Spamordner; löschen Sie diese nur bewusst und nach Prüfung benötigter Sicherungen. Teilen Sie mit, welche Dienste unverändert bleiben sollen, etwa eine externe Website oder bestehende Mailzugänge. Wenn Sie den Wechsel vorerst anhalten möchten, benennen Sie dies ausdrücklich. Die nächsten Schritte werden dann auf Basis des aktualisierten Auftrags abgestimmt.

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Zusatzkosten nach einer Änderung prüfen

Weniger angezeigte Nachrichten im Mailprogramm bedeuten nicht automatisch weniger Speicher auf dem Server. Prüfen Sie nach einer Bereinigung, ob die Änderung im Postfach angekommen ist und welche Belegung im Webmail beziehungsweise in der Verwaltung angezeigt wird. Ein jährliches Hostingprodukt und monatlich berechneter Zusatz-Mailspeicher können unterschiedliche Leistungszeiträume haben. Nach einem Upgrade, einer Speicherreduktion oder einem Mailumzug sollte geprüft werden, ob die Zusatzposition noch erforderlich ist und ab welchem Datum sich die Verrechnung ändert. Eine technische Änderung allein bestätigt keinen Abrechnungsstopp. Nennen Sie bei einer Rückfrage die betroffene Rechnungsposition, den Leistungszeitraum, das Postfach und die durchgeführte Änderung. Eine Sammelrechnung kann viele weitere Leistungen enthalten. Lassen Sie eine zugesagte Korrektur oder Gutschrift und deren Verrechnung bestätigen; eine Gutschrift ist nicht automatisch eine Rückzahlung.

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Lokales Archiv und Serverordner vergleichen

Ein lokales Archiv im Mailprogramm ist nicht automatisch identisch mit dem gesamten Bestand auf dem Server. Vergleichen Sie Posteingang, Gesendet, Papierkorb, Spam und weitere Serverordner mit dem lokalen Bestand. Verwenden Sie dabei denselben Messzeitpunkt und vergleichbare Größenangaben. Das Verschieben in den Papierkorb gibt den belegten Serverspeicher noch nicht frei. Klären Sie Sicherung und benötigte Aufbewahrung vor einer endgültigen Löschung und prüfen Sie die Serverbelegung danach erneut. Lassen Sie die Beendigung einer nicht mehr benötigten Zusatzleistung mit ihrem Termin gesondert bestätigen.

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Nachrichten automatisch mit Regeln sortieren

Wenn Sie eingehende Nachrichten automatisch in Ordner verschieben möchten, klären Sie zuerst, wo die Regel ausgeführt werden soll. Eine lokale Regel im Mailprogramm ist nicht dasselbe wie eine serverseitige Regel, die auch ohne geöffnetes Mailprogramm verarbeitet wird. Ob Sieve-Regeln und eine passende Verwaltung im konkreten EDIS-Produkt verfügbar sind, muss für Ihre Mail- und Webmailumgebung bestätigt werden. Eine allgemeine Funktionsbeschreibung des Webmailherstellers ist keine Zusage für die bereitgestellte EDIS-Installation. Nennen Sie dem Support die verwendete Oberfläche und die gewünschte Regel. Prüfen Sie vor einer Änderung Zielordner, Auswirkungen auf andere Geräte und mögliche Lösch- oder Weiterleitungsaktionen. Testen Sie zunächst mit einer unkritischen Nachricht, ob die Regel wie beabsichtigt arbeitet.

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Weiterleitungsadresse in Outlook oder Webmail verwenden

Eine reine Weiterleitungsadresse ist kein eigenes Postfach und kann deshalb nicht über IMAP oder Webmail abgerufen werden. Prüfen Sie im vHost-Bereich unter E-Mail den Verwendungszweck der betroffenen Adresse, bevor Sie die Anmeldung im Mailprogramm untersuchen. Wenn ein eigenes Postfach gewünscht und im Produkt verfügbar ist, bearbeiten Sie die Adresse, wählen Sie den Verwendungszweck „Postfach“ und setzen Sie ein Postfachkennwort. Entscheiden Sie bewusst, ob bestehende Weiterleitungsziele erhalten bleiben sollen. Verwenden Sie anschließend das Postfachkennwort und die aktuellen Mailservereinstellungen; eine leere Kennwortabfrage allein ist kein Serverfehler.